Nyhedsbrevssystemer – du kan ikke undvære dem

Episode 22

Episoden i dag er om nyhedsbrevssystemer og jeg håber at du – som altid – kan bruge det på din egen hjemmeside bagefter.

Tilbage i episode 9 af podcasten talte jeg om, hvorfor du skal benytte nyhedsbreve som markedsføringskanal. Den gang kom jeg kort ind på, hvorfor du ikke bare kan benytte dit eget mailprogram til at distribuere nyhedsbreve, eller fx oprette en gratis mail og benytte den til at sende fra.

Lad mig kort repetere og tilføje et par ekstra pointer.

Der er flere ulemper ved at bruge eget mailprogram, du får her et par stykker af dem:

Det er begrænset, hvor mange du kan have på en distributionsliste, som du opretter i en almindelig mail. Det er der ikke i et system til at sende nyhedsbreve.

Du skal manuelt opdatere listen, når nogen tilmelder sig og afmelder sig. Det betyder, at du skal ind og slette dem der ikke ønsker at være abonnent længere eller tilføje nye abonnenter. Det er en tidskrævende – og en lidt kedelig opgave, vil nogen nok mene. Det skal du ikke tænke på når du har et rigtigt nyhedsbrevssystem.

Derudover kan du ikke opsætte automatiseringer med mails, altså nyhedsbreve, der sendes automatisk fx i forbindelse med tilmelding til din liste, med et almindeligt mailprogram. Det betyder, at når nogen tilmelder sig din liste og ønsker at modtage din freebie, så ville du med et almindeligt mailprogram manuelt skulle sende freebien til dem. Du skal kunne holde styr på, hvilke mails i mailserien, der skulle sendes til hvem og hvornår. Altså en ret uoverskuelig opgave. Det er indbygget i langt de fleste nyhedsbrevssystemer.

Når du – forhåbentlig – på et tidspunkt har nogle 1000 som abonnerer på dit nyhedsbrev – altså din liste er vokset, så vil du også løbe ind i problemer når nyhedsbrevene skal sendes, hvis du gør det fra et almindeligt mailprogram. De er nemlig ikke bygget til at sende så mange e-mails på en gang, modsat de rigtige nyhedsbrevssystemer. Der skal du ikke bekymre dig om serverkraft. Det er indbygget.

En sidste og meget vigtig ting som jeg vil nævne her, er GDPR. Ja, det sniger sig ind sammen med markedsføringslovgivningen. Når vi taler GDPR og nyhedsbreve, så må du ikke dele dine abonnenters e-mailadresser med nogen, altså skal du huske at sætte dine modtagere ind som bcc. Glemmer du det bare en gang, overtræder du GDPR og skal bruge tid på at melde det til Datatilsynet og løse en masse andet bureaukrati. Det kommer du ikke til ved et nyhedsbrevssystem. Det sørger for at INGEN mailadresser bliver delt i forbindelse med afsendelse af nyhedsbreve.

Så ud over at det er besværligt at benytte et almindeligt mailprogram, så kan det også blive ulovligt!

Løsningen er dog nemmere end man skulle tro. Når du bruger et program, som er beregnet til at sende nyhedsbreve, så sker alt automatisk, når du først har sat det op.

Valg af system

Der er rigtig mange nyhedsbrevssystemer på markedet. Nogle har en gratis og stærkt begrænset udgave, andre skal du betale for med det samme. Er det første gang, du skal i gang med nyhedsbreve, vil jeg anbefale, at du benytter en gratis udgave for at se om det er noget du ønsker at fortsætte med. Du skal være opmærksom på, at det ER muligt at skifte program. Din liste kan nemlig eksporteres og importeres i et nyt program. Det er en øvelse som jeg selv har gjort et par gange. Jeg startede med MailChimp, der er et af de meget store spillere på markedet, skiftede til MailPoet, som er et plugin og i sommeren 25 har jeg skiftet til Omnisend, der er et relativt nyt system. Omnisend er europæisk, hvilket er en fordel mht. GDPR. Jeg vil senere i denne episode fortælle lidt mere om skiftet.

Vælger du at skifte system, så er det ikke selve skiftet med eksport og import af din liste, der tager tid. Det der tager tid, er opsætning af skabeloner og øvrige standard indstillinger, for ikke at tale om lære det nye program at kende.

Hvis du sidder og tænker, hvilket system skal jeg vælge? Eller du funderer over om du skal skifte, så vil jeg anbefale, at du gør følgende.

Spørg andre, hvilke systemer de bruger og ikke mindst hvorfor? Du kan få rigtig meget viden ved at spørge hvorfor.

Dernæst besøg de anbefalede systemers hjemmesider og se hvilke funktioner de tilbyder og ikke mindst hvad de koster. Husk også at rigtig mange systemer er amerikanske – og det betyder at det ikke er sikkert at de er godkendte til brug i Europa. Det er vigtigt af hensyn til GDPR. Der findes en liste over godkendte firmaer. Når du søger i den, så husk at det er virksomhedernes officielle navne der står i listen. Dvs. MailChimp kan du ikke finde, da deres officielle navn er Intuit og derfor ligger de registreret som det. Linket ligger i episodens shownotes på wpklubben.dk/podcast/episode22

Hvis du stadig er usikker på, hvad du skal vælge, så prøv at spørge ChatGPT eller et andet AI værktøj. Den kan sætte de forskellige systemer op i en tabel. På den måde bliver det mere overskueligt.

Krav til nyhedsbrevssystemet

Must haves

Et naturligt spørgsmål lige nu er, hvad er mine krav til et nyhedsbrevssystem.

For mig er det vigtigt, at data enten opbevares i Europa eller virksomheden er godkendt til at opbevare europæisk data.

At man kan sende velkomstserier. Når det er i flertal, er grunden den at, hvis du har flere freebies, så har du brug for flere serier.

Der skal være en fornuftig prispolitik, så du ikke fx starter med at betale ved 500 abonnenter og så er første betalte interval fx 500-5000 dvs. du skal betale en masse for det store interval. Hellere små intervaller, så betaler du ikke for noget du ikke bruger.

For bedre at kunne arbejde med abonnenterne på din liste er der et behov for at tagge dem på din liste. På den måde kan du fx sende til alle dem der har et vist tag.

Hvis du bruger gratisudgaven af et system, kommer du ikke udenom at skulle have deres logo i bunden af dine nyhedsbreve. Sørg for at vælge et system, som fjerner logoet, så snart du begynder at betale. Jeg har oplevet systemer som ikke fjerner logoet ved første niveau af betaling, men først når du betaler endnu mere

Andre ting som jeg mener, der som minimum skal være i et nyhedsbrevssystem, er en form for analyseværktøj. Dvs. Du bl.a. kan se hvor mange der åbner dine nyhedsbreve, hvornår de åbner, og hvad der er klikket på. Altså du kan se hvilke links der er de mest besøgte i dit nyhedsbrev. Du skal også kunne se, hvor mange der “bouncer” dvs. kommer retur pga. modtageren er ukendt, mailboksen er fuld eller andre lignende fejl. Alle disse tal er med til at gøre dig endnu bedre til at skrive nyhedsbreve.

En funktion som vil øge åbningsraten og få dig til at fremstå mere professionel er, muligheden for at sende fra din egen e-mailadresse. Bemærk, Det betyder ikke, at du skal bruge din egen mailboks, blot at der fx står ditnavn@ditdomæne.dk i afsenderen af nyhedsbrevet. Hos mig er det jette@websitterservice.dk Du skal også være opmærksom på at det nytter ikke, at du har en gratis mail som fx Gmail, Hotmail, eller lignende. Mange nyhedsbrevssystemer tillader heller ikke, at du sender nyhedsbreve ud fra en gratismail. Grunden er at de gennem årene er blevet misbrugt til at distribuere spam med deres gratis løsning og en gratis mail.

Da jeg arbejder med WordPress, er et af mine klare krav, at det skal være nemt at forbinde til WordPress. Langt de fleste større nyhedsbrevssystemer har udviklet plugins, som gør det nemt. Ofte er der en arbejdsgang der minder om denne

Du opretter en konto og det system du ønsker at bruge
installerer deres plugin på din WordPress-hjemmeside,
klikker på et link i pluginnet for at komme retur til nyhedsbrevsystemet.
Her opretter du en API-nøgle – Linket fra din hjemmeside, sender dig oftest ind det rette sted.
Den kopierer du og
går tilbage til pluginnet på din hjemmeside
I pluginnet indsætter koden og klikker på Gem

Så er WordPress og dit nyhedsbrevssystem forbundet.

Grunden til at de skal forbindes, er hvis du selv bygger formularer i WordPress, så er det nemmere at de indsamlede data fra din hjemmeside til nyhedsbrevssystemet.

En anden ting som jeg ser som et must i et nyhedsbrevssystem, er muligheden for at oprette dine egne skabeloner.

Når du opretter dine egne skabeloner, det kan fx være at du opsætter en fast sidefod, så slipper du for at gøre det hver gang du skal skrive et nyhedsbrev. Det betyder, at du kan fokusere på indholdet og knapt så meget på basisopsætning. Altså er det bliver nemmere at sende nyhedsbreve ud.

Nice to have

Ser vi på Funktioner som vil være rare at have, så er en formularbygger og muligheden for at lave landingssider i nyhedsbrevssystemet i den kategori. Grunden til at jeg ser dem som rare at have er, at du kan bygge dem på din egen hjemmeside og dermed have mere kontrol over designet. Det er især landingssider som du lige så godt kan bygge på din egen hjemmeside.

Langt de fleste moderne temaer i WordPress giver mulighed for at du kan slå sidehoved og sidefod fra, på en side, dvs. Så kan den uden problemer fungere som en landingsside.

Som tidligere nævnt, slipper du ikke uden om at nogle modtagere bouncer, andre åbner bare aldrig og derfor er det anbefalelsesværdigt, at du med jævne mellemrum vasker din liste. Ja, det hedder det. At vaske sin liste betyder, at du fjerner modtagere som ikke er interesserede i dit nyhedsbrev. Hvis du har en lille liste, er det ikke morsomt at skulle slette abonnenter, men hvis de ikke læser dine nyhedsbreve, er det bedre for din åbningsrate at du sletter dem. En åbningsrate er, hvor mange procent af hele listen der åbner dine nyhedsbreve. En anden grund er at nogle mailprogrammer, kan opfatte dine nyhedsbreve som spam, hvis mange ikke åbner dine nyhedsbreve. Det gælder fx Gmail. Derfor er listevask vigtig.

Nogle nyhedsbrevssystemer har funktioner, der bliver kaldt til det og det gør dit arbejde med listevask meget nemmere.

På min rar-at-have liste finder du også muligheden for AB test – eller splittest. En AB test er at du tester to ting op imod hinanden. Når det er nyhedsbreve, er det som regel emnelinjen, der splittestes. Dvs. du har 2 emnelinjer, sætter systemet til at splitteste og så sender det den nyhedsbrevet ud med ene emnelinje til fx 5% af modtagerne og den anden til andre 5%. Derefter måler den på, hvor mange der åbner. Den med flest åbninger bliver sendt til resten af listen, samt dem der ikke har åbnet ved første udsendelse. Når man splittester eller AB tester kan du få flere åbninger af dine nyhedsbreve.

Den sidste funktion, som måske er rar at have, er muligheden for at oprette brugere af dit nyhedsbrevssystem. At jeg siger måske, skyldes at hvis du aldrig kan forestille dig andre end dig selv, som skal sende nyhedsbreve, så bliver der ikke brug for flere brugere. Hvis du på et tidspunkt, vil udlicitere det at sende nyhedsbreve er det af sikkerhedsmæssige årsager en god ide, at du har muligheden for flere brugere.

Mit skifte til Omnisend

Som nævnt tidligere i denne episode, så har jeg her i sommeren skiftet fra pluginnet MailPoet til Omnisend. Ikke fordi jeg var utilfreds med MailPoet, men jeg var i nogle retninger vokset ud af det MailPoet på nuværende tidspunkt kunne tilbyde, nemlig at jeg har to hjemmesider, der begge indsamler e-mailadresser. Jeg bruger stadig MailPoet i WP Klubben til at kommunikere med medlemmerne og det er der for nu ingen planer om at lave om på. Det er også for at kunne hjælpe og rådgive medlemmerne af WP Klubben i deres brug af MailPoet, da alle medlemmer har mulighed for helt kvit og frit at have pro-udgaven (op til 5000 abonnenter) hos MailPoet gennem WP Klubben.

Nå, men tilbage til mit skifte. Jeg mødte Omnisend første gang på WordCamp Europe 2024, og var nysgerrig efter at, se om de kunne levere det jeg ønskede. Det næste år brugte jeg på at undersøge om det var et værktøj, jeg ønskede at arbejde med. Det besluttede jeg at det var her i forsommeren 2025, og så kom skiftet i juli i år. Ja, det har været en lang rejse, men jeg ville være sikker på, at jeg valgte rigtigt, fordi det tager tid at lære et nyt system at kende og sætte op. Mere end en gang har jeg også overvejet at gå tilbage til MailPoet, men hver gang jeg åbner og arbejder med systemet, bliver det nemmere og jeg er allerede ganske godt tilfreds. Og ja, det at eksportere og importere abonnenterne på min liste var det allernemmeste i hele den proces.