Episode 17
I denne episode skal du høre de forskellige brugerroller, der findes til WordPress.
Hvad er brugerroller?
Lad os starte med, hvad en brugerrolle er for en størrelse og hvorfor det er vigtigt at forstå og bruge dem korrekt.
En brugerrolle i WordPress er en måde, hvorpå du kan justere, hvor meget adgang man skal have kontrolpanelet på din hjemmeside. Eksempel; du laver en aftale med en gæsteblogger på din hjemmeside, og selvfølgelig deler du ikke dit eget login, men opretter et til vedkommende. Da bloggeren kun skal have adgang til at skrive et indlæg, er der ingen grund til at personen skal have administratoradgang som du selv har. I stedet kan du vælge Bidragsyder eller Forfatter, som har begrænset adgang til din hjemmeside.
Når du opretter en brugerrolle, som kun giver adgang til det der lige nøjagtigt er nødvendigt, sikrer du din hjemmeside sådan, at der i tilfældet med bloggeren ikke – ved en fejl – kommer til at ødelægge dit design eller opsætning af din hjemmeside. Det er jo ikke sikkert at bloggeren er vant til at navigere rundt på i WordPress og vil derfor nemt kunne klikke ind et forkert sted.
Der er også hjemmesider, hvor du fx sælger online kurser, der ønsker du heller ikke at køberne af dine kurser pludselig får adgang til hele dit kontrolpanel. WordPress er nemlig opsat med at den type købere også har en brugerrolle. Enten opretter pluginnet sin egen brugerrolle, ellers benyttes Abonnent-rollen. Det sker ofte helt automatisk.
Jeg nævner dette blot for at gøre opmærksom på, at du beskytter din hjemmeside mod nysgerrige og personer, der ikke kan finde ud af at bruge WordPress ved brug af de forskellige roller.
Er du webmaster på en hjemmeside, hvor der er mange, som skal have redigeringsadgang til hjemmesiden, vil jeg anbefale, at du igen kigger på, hvor meget adgang er det nødvendigt at de har. Ofte vil rollen redaktør være nok. Igen fordi du så ikke skal være nervøs for at der bliver pillet i temaets opsætning.
De 5 standard brugerroller i WordPress
Nu har jeg nævnt abonnent og redaktør, men der er faktisk 5 standard brugerroller i WordPress.
- Administrator
- Redaktør
- Forfatter
- Bidragsyder
- Og abonnent.
Nogle plugins tilføjer deres egne rettigheder og hvilke det er, kan du læse i deres dokumentation. Fx har Yoast flere seo-medarbejder-titler som kan bruges efter behov.
Jeg vil i dette podcastafsnit kun se på standardrollerne, da det oftest er dem der bliver brugt.
Adminstrator
Den første rolle er som nævnt Administrator og det er formentlig den rolle, som du selv har, hvis du selv har bygget eller vedligeholder din hjemmeside. Som Administrator har man adgang til alt, som i alt, hvad der er på hjemmesiden. Det vigtigste er, at administratoren kan installere, redigere og opdatere tema og plugins, oprette, skrive, redigere og slette sider og indlæg, uploade billeder og filer samt håndtere brugere. Dvs. oprette, redigere og slette dem. Det er den eneste brugerrolle, som har den rettighed. Derudover kan vedkommende sætte indstillinger og skrive i systemets filer. Det er også derfor at du skal være varsom med at give administratorrettigheder til hvem som helst.
Det er ofte ejeren af hjemmesiden eller en udvikler, der håndterer forskellige tekniske aspekter på hjemmesiden, der har administratorrettigheder.
Redaktør
Som den næste i rækkefølgen er Redaktøren. Den rolle har knapt så mange rettigheder som Administratoren, men hvis man kun skal arbejde med indholdet på hjemmesiden, er dette rigeligt, som fx for en kommunikationsmedarbejder. En Redaktør har nemlig adgang til at oprette, skrive, redigere og slette sider og indlæg samt uploade billeder og filer. Altså det der er basisindholdet på en hjemmeside. Dvs. vedkommende kan ikke justere på temaet, lægge sider i menuen eller tilføje et nyt plugin. Som du kan se, er rollen begrænset, men ikke lige så begrænset som forfatteren.
Forfatter
Har man Forfatter-rollen kan man kun arbejde med egne indlæg. Dvs. skrive, redigere, udgive samt slette dem. En Forfatter kan også uploade billeder og andre filer, men når det kommer til sider, er der ingen adgang. Hvis du undrer dig over, hvad man kan bruge den rolle til, så forstil dig en større virksomhed, hvor der skal skrives artikler i flere forskellige afdelinger. I stedet for at alt sendes til en Redaktør eller Administrator, kan hver enkel afdeling udpege en Forfatter som kan håndtere deres egne artikler. Rollen kan også bruges til fx eksterne bloggere, hvis du synes at det er ok, at de selv kan udgive indlæg uden at du har læst dem først.
Bidragsyder
Nu har vi været igennem Administrator, Redaktør og Forfatter og alle kan oprette og udgive indlæg. De rettigheder har man ikke som Bidragsyder. En Bidragsyder kan nemlig kun oprette, redigere og slette deres egne indlæg. Dvs. hvis du tildeler denne rolle til fx en gæsteblogger som ikke er vant til at arbejde med WordPress, skal du godkende det der er skrevet inden det bliver udgivet. I stedet for en udgiv-knap har Bidragsyderen en knap, hvor der står send til Gennemsyn. Så kan en Administrator eller Redaktør logge på og udgive indlægget. Det er ikke muligt for Bidragsyderen at uploade billeder eller andre filer til mediebiblioteket, dvs. der skal igen en Redaktør eller Administrator ind over. Det er måske meget godt, da man så måske slipper for meget store filer på hjemmesiden.
Abonnent
Den sidste standardrolle i WordPress er Abonnent. Faktisk er det yderst sjældent, at man manuelt tildeler nogen den rolle. Den kan nemlig stort set ingenting på din hjemmeside. Kun læse indhold og redigere egen profil. Som jeg nævnte i starten, er det mest almindeligt, at det er plugins, som tildeler den rolle, fx i forbindelse med et medlemskab, hvor man skal logge ind for at se indhold. Ofte har de slet ikke adgang til backenden og kan ikke se den sorte adminbar øverst på siderne.
Sådan opretter du en ny bruger
Det er faktisk nemmere end man skulle tro at oprette en ny bruger i WordPress. I den sorte hovedmenu til venstre, formentlig næsten nederst, er menupunktet Brugere.
Hvis du klikker på det, får du bl.a. menupunktet Tilføj ny bruger frem. Hvis du klikker på det, kan du oprette en ny bruger.
Det vigtigste her er brugernavn og e-mailadresse. Du behøver ikke at udfylde andre punkter. Afhængigt af om det er en midlertidig bruger til fx en tekniker eller en medarbejder som skal have adgang længe, kan du vælge at udfylde fornavn og efternavn også. Næsten nederst på siden ser du Rolle. Her kan du tildele den nye bruger den rolle som vedkommende skal have. Husk, giv ikke adgang til mere end højst nødvendigt. Med mindre at du er blevet bedt om at oprette brugeren med en bestemt adgangskode, vil jeg anbefale, at du lader adgangskoden stå og sørger for at der er flueben i Send brugernotifikation. På den måde sender hjemmesiden automatisk en e-mail til den nye bruger om at de skal oprette deres egen adgangskode. Det er klart det sikreste at gøre det på den måde.
Husk at klikke på Tilføj ny bruger når du er færdig. Nu skulle du gerne kunne se den nye bruger i oversigten Alle brugere.
Du skal være opmærksom på følgende, når du opretter en ny bruger. Det er ikke muligt at have to brugere med samme e-mailadresse. Det betyder, at ønsker du at teste at oprette en ny bruger, så skal du have et alternativ til den e-mail, som du bruger som administrator.
Sådan sletter du en bruger
Er du kommet i den situation, at du har brug for at slette en bruger, skal du have tungen lige i munden, da du ellers kan miste det indhold, som den pågældende bruger har skrevet.
For at slette en bruger skal du igen ind under Alle brugere. Hold musen hen over den bruger som du ønsker at slette og klik på slet. WordPress spørger dig nu om, hvad der skal ske med indhold der er ejet af brugeren. Med ejet menes indhold som brugeren har oprettet – dvs. sider og indlæg. Du kan vælge mellem at slette det – og det vil jeg fraråde at du gøre – eller du kan tildele alt indholdet til en anden bruger. Her kan du vælge mellem de øvrige brugere på hjemmesiden. Det er det jeg anbefaler, at du gør. Når du har valgt, klikker du på bekræft sletning og brugeren er fjernet fra hjemmesiden.
Sådan ændrer du en brugerrolle
Som du kan se, er det nemt både at oprette og slette brugere. Måske får du brug for at ændre rollen på en bruger, som allerede er oprettet. Måske har en medarbejder fået en ny stilling eller du har brug for at en anden overtager dit job som ansvarlig for hjemmesiden.
Hvis det sidste er tilfældet, skal du først tildele en anden administratoradgang og bede vedkommende om at logge på og redigere din rolle. Du kan nemlig ikke “nedgradere” dig selv.
Du skal ind under Alle brugere, og klik på brugernavnet af den bruger, som du gerne vil rette rollen på. Et lille stykke nede på siden står Rolle. Her vælger du den nye brugerrolle. Der er ingen gemknap. I stedet skal du helt ned i bunden for at klikke på Opdater bruger. Nu skulle rollen være rettet og du kan se den nytildelte rolle i en af kolonnerne på visningen af Alle brugere.
Er det sikkert at tildele administratoradgang?
Som jeg nævnte i starten, skal du kun tildele administratoradgang til dem der virkelig har brug for det – og det skal kun være personer, som du stoler på.
For som svar på om det er sikkert at tildele administratoradgang er svaret nej. Hver gang du tildeler en person adminstratoradgang løber du en risiko. En risiko for at noget bliver ødelagt eller hvis det er virkelig slemt at vedkommende overtager din hjemmeside. Husk på Administratoren er den eneste som kan håndtere brugerroller!
Derfor giv kun adgang til nogen du stoler på. Hvis du har problemer med dit tema eller et plugin og du har kontaktet firmaet som har bygget temaet eller pluginnet og de beder om adgang for at kunne løse problemet, så kan du roligt sige ja. Grunden til det er, at de ikke har nogen interesse i at ødelægge noget. De ønsker kun at du er glad, så du kan fortælle alle om den gode – og gratis – service som du fik af dem.
Hvis du får en ny samarbejdspartner og vedkommende beder om administratoradgang, så se på hvad vedkommende rent faktisk skal udføre på din hjemmeside. Måske er det rigeligt med redaktøradgang. Ellers spørg, hvorfor de vil have administratoradgang. Der er måske en fornuftig forklaring, som du ikke lige tænkte på. Hvis de ikke kan give et tilfredsstillende svar så giv Redaktør og vær klar til at ændre den, hvis der skulle blive behov for det.
Plugins som kan hjælpe i arbejdet med brugerroller
Der er 2 plugins som jeg ofte bruger, når der er behov for at arbejde med forskellige brugerroller. Den første er User Role Editor. Det giver dig mulighed for at justere i WordPress standardbrugerroller. Du kan nemlig tilpasse de forskellige brugerroller, så de passer bedre til dine behov. Linket til pluginnet finder du længere nede på denne side.
Det andet plugin, som jeg vil anbefale her, hedder User Switching. Med User Swithing kan du nemt skifte mellem forskellige oprettede brugere på din hjemmeside. Dvs. du kan se hjemmesidens backend som fx en redaktør eller forfatter vil se den, hvis du fx opretter en ny bruger med en forfatters rolle. Gå under Brugere > Alle brugere og hold musen hen over den bruger som du ved er Forfatter og klik på Skift til. Så vil der med det samme ske noget med dit skærmbillede. Når du så vil retur til din egen bruger, klikker du på Hejsa, som du ser øverst i højre hjørne i adminbaren. Der ruller så en menu ned, hvor du kan skifte tilbage til din egen bruger.
Afslutning
I dette afsnit af podcasten Tips til WordPress og din hjemmeside har vi været igennem
- Hvilke brugerroller der er i WordPress
- Hvornår du bør bruge de forskellige rolle
- Hvordan du opretter og sletter en bruger
- Hvordan du ændrer rolle på en bruger
- Jeg har talt om det er sikkert at dele administratoradgang
- Til sidst fik du navnene på et par plugins som kan gøre det nemmere at arbejde med brugerroller på din hjemmeside.
Links nævnt i denne episode
Andre relevante links
Hent en Værktøjskasse til WordPress den indeholder listen over de plugins, som jeg selv bruger og anbefaler.